Système de gestion de file d’attente et de retrait colis pour les agences stopdesk

Objet : proposer le déploiement d’une solution de file, d’affichage public et de préparation stock, adaptée au fonctionnement des bureaux de retrait NOEST EXPRESS.

1. Objet

La présente proposition a pour objet la fourniture, l’installation et la mise en service d’un système de gestion de file d’attente destiné aux agences de type stopdesk. Elle couvre le parcours client, le poste guichet, l’écran d’appel, le bon de préparation stock et l’administration quotidienne.

2. Constat

Aux heures de forte affluence, l’accueil au comptoir, l’appel au nom et la recherche manuelle du colis se superposent. Il en résulte un allongement du temps d’attente, des erreurs de remise et une perte de lisibilité pour le client comme pour l’équipe.

Le besoin n’est pas un simple distributeur de tickets. Il s’agit de relier, dans un même flux, le numéro de file, le numéro de suivi et l’emplacement de stockage, afin que la préparation du colis commence dès l’appel, et non au moment où le client est déjà au guichet.

3. Objectifs

• Instaurer un ordre d’appel unique, visible de toute la salle d’attente.
• Réduire le temps de recherche en stock par l’impression d’un bon personnel (suivi + emplacement).
• Permettre plusieurs guichets simultanés sans mélange des numéros.
• Assurer un fonctionnement local de l’agence, y compris en cas d’interruption temporaire du réseau.
• Disposer d’une interface en arabe, français et anglais.

4. Périmètre fonctionnel

5. Principe de fonctionnement

1. Le client obtient un ticket à la borne et attend en salle.
2. L’écran public affiche le numéro appelé et le guichet.
3. L’agent de stock reçoit le bon de préparation et retire le colis à l’emplacement indiqué.
4. Le colis est déposé au hatch ; le guichet clôture le ticket ; le client quitte l’agence.

6. Démonstrateur

Un démonstrateur du parcours agence est mis à disposition afin de permettre à la direction d’examiner le flux avant toute décision d’installation. Il présente une salle type (borne, file, écran, trois guichets, stock) et un fonctionnement continu.

Ce démonstrateur illustre le principe. Il ne constitue pas le logiciel de production, lequel reste l’application de bureau déjà développée pour l’exploitation quotidienne.

7. Conditions de mise en œuvre

Chaque agence devra disposer, au minimum, d’un poste borne avec imprimante thermique, d’un poste par guichet, d’un écran d’affichage en salle, et d’un étiquetage des emplacements de stock conforme à la nomenclature retenue (A-01, B-02, etc.). Le matériel existant pourra être réemployé après visite.

8. Planning prévisionnel — agence pilote

L’extension au réseau intervient après validation de l’agence pilote par le destinataire.

9. Modalités commerciales

L’offre est présentée en trois postes distincts, sans mélange entre logiciel et matériel :

1. licence d’exploitation par agence et par poste, selon la formule retenue (périodique ou perpétuelle) ;
2. prestations d’installation, de paramétrage et de formation sur site ;
3. fourniture éventuelle de matériel, uniquement si l’agence ne dispose pas des équipements requis.

Le montant définitif est établi après l’audit d’agence (nombre de guichets et volume journalier). La présente note fixe le cadre ; elle ne constitue pas un bon de commande.

10. Suite proposée

Il est proposé de convenir d’une réunion de présentation, puis de désigner une agence pilote. À l’issue de la semaine d’accompagnement, un compte rendu d’exploitation sera remis afin de décider de la généralisation.

Nous restons à votre disposition pour toute précision.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.